Năm quy tắc ứng xử nơi làm việc: tập trung, hòa nhã và bàn giao có trách nhiệm

Tập trung vào công việc quan trọng, giữ cách giao tiếp hòa nhã và bàn giao có trách nhiệm khi rời công ty là những lời khuyên trong bài viết về ứng xử nơi làm việc của SecretChina, xuất bản năm 2021.

1. Tập trung vào chính công việc quan trọng

Jason Fried, người sáng lập công ty ứng dụng Internet 37signals, cho rằng nhiều người lựa chọn làm việc vào buổi tối và cuối tuần vì đó mới là thời gian họ thực sự có thể xử lý công việc.

Không ít người từng trải qua tình cảnh hơn nửa ngày đã trôi qua nhưng vẫn chưa bắt đầu việc quan trọng nhất đang chờ. Một vấn đề chính là họ thường bị cuốn vào các tình huống khó xử hoặc những việc phát sinh giữa chừng. Các việc bất ngờ này có thể không khẩn cấp, nhưng vẫn khiến người ta không tập trung được vào dự án quan trọng, ảnh hưởng hiệu suất.

Để giải quyết, bài nguồn dẫn lời khuyên của các chuyên gia: việc đầu tiên khi đến cơ quan mỗi ngày nên là xử lý việc quan trọng, thay vì dành thời gian trước hết để đọc thư điện tử. Đồng thời, cần xây dựng môi trường làm việc coi trọng quản lý thời gian và hiệu suất. Trong môi trường đó, người đi làm có thể tập trung vào việc quan trọng trong ngày, xử lý công việc khi đầu óc tỉnh táo, thay vì để phần chưa hoàn thành sang sau giờ làm.

2. Có thể trò chuyện ngắn, thoải mái với mọi người

Nhiều người thích nói chuyện với những đồng nghiệp năng động trong công ty, nhất là về các chủ đề đang được quan tâm hoặc việc ở cơ quan. Bài nguồn khuyên nên bước ra khỏi khuôn mẫu này, giao tiếp với nhiều đồng nghiệp hơn và có những cuộc trò chuyện ngắn, nhẹ nhàng.

Mỗi vị trí trong văn phòng đều có vai trò của mình. Muốn tạo quan hệ tốt, hãy tìm cách khuyến khích đối phương nói thêm về họ, thay vì thao thao bất tuyệt kể về bản thân.

3. Khéo léo gợi mở để người khác đưa ra ý tưởng

Nếu trong cuộc họp ta trực tiếp yêu cầu mọi người đưa ra ý tưởng sáng tạo, phản ứng có thể là tiếng cười hoặc sự im lặng. Có thể đổi sang cách gián tiếp giúp khơi gợi suy nghĩ, chẳng hạn đề nghị mọi người nêu những ý tưởng mà gia đình và bạn bè họ chưa từng nghĩ đến. Cách này có thể giúp mỗi người phát huy những suy nghĩ và cảm hứng riêng.

4. Những nguyên tắc tự quản lý

Cuốn sách Chuyện văn phòng do một tạp chí thông tin việc làm xuất bản đưa ra những nguyên tắc tự quản lý và lời khuyên đáng tham khảo:

1. Quan sát cách ứng xử nhưng đừng sa vào các cuộc đấu đá trong văn phòng.
2. Không tham gia những nhóm chỉ tụ tập để than phiền và kể khổ.
3. Tránh trở thành người truyền lại thông tin mà mình không hiểu rõ.
4. Từ chối sự lôi kéo bằng lợi ích, thận trọng giữ mình.
5. Bớt chỉ trích, tăng góp ý.
6. Có lỗi thì sửa ngay và lập tức xin lỗi người liên quan.
7. Dùng giao tiếp thay cho mặc cả. Nên diễn đạt sự việc bằng ngôn từ ngắn gọn, rõ ràng, đồng thời có sự quan tâm, động viên hoặc hài hước; tránh lời nói sắc như dao làm tổn thương người khác.
8. Phân biệt việc công với việc riêng, cố gắng không để chuyện cá nhân ảnh hưởng công việc.
9. Lập bảng tiến độ cho những nhiệm vụ quan trọng được cấp trên giao, kiểm tra mỗi ngày và báo ngay khi gặp khó khăn.

5. Khi nghỉ việc, đừng “qua cầu rút ván”

Khi tìm được việc mới, có người rời đi không chút lưu luyến, hoặc nói lời chia tay theo kiểu “chỗ này không giữ ta thì còn chỗ khác”. Bài nguồn dẫn nhận định rằng rời công ty một cách trọn vẹn là bài học quan trọng đối với mỗi người đi làm. Cách nghỉ việc cho thấy thái độ và phẩm chất của một người, đồng thời giúp cấp trên mới đánh giá trách nhiệm và quan hệ của họ với người khác.

Chuyện văn phòng nêu các nguyên tắc và kỹ năng bàn giao dành cho người chuyển việc hoặc nghỉ việc.

Trao đổi trước khi nghỉ

1. Chọn thời điểm phù hợp, chân thành trình bày với cấp trên mong muốn và lý do nghỉ; cùng thống nhất thời điểm thích hợp.
2. Bày tỏ sự biết ơn với công ty và cấp trên đã đào tạo, giúp đỡ mình.
3. Sau khi đơn xin nghỉ được chấp thuận mới chính thức thông báo cho đồng nghiệp và khách hàng.

Bàn giao khi nghỉ

1. Liệt kê rõ các công việc hằng ngày, nội dung và điều cần lưu ý.
2. Lập danh sách liên hệ của khách hàng, đối tác và các điểm cần chú ý khi giao dịch.
3. Giới thiệu người tiếp nhận công việc với khách hàng, đối tác; cảm ơn sự hỗ trợ trước đây và đề nghị họ tiếp tục giúp đồng nghiệp mới.
4. Để lại cách liên hệ để cấp trên và đồng nghiệp có thể hỏi khi cần.
5. Trong ngày làm việc cuối cùng, trực tiếp giải thích, xác nhận và bàn giao chính thức; lịch sự chào các đồng nghiệp trong công ty và gửi lời cảm ơn.

Giữ cách ứng xử sau khi nghỉ

1. Dù nghỉ vì lý do nào, nên biết ơn công việc đã giúp mình trưởng thành, làm quen với đồng nghiệp và khách hàng. Không nên than phiền về công ty trước hoặc sau khi nghỉ, kích động đồng nghiệp hay làm tổn hại tinh thần tập thể.
2. Khi sang công ty mới, đừng chỉ trích chế độ, sản phẩm hoặc phá hoại hình ảnh của công ty cũ.
3. Không cần cắt đứt mọi quan hệ với công ty cũ. Bài nguồn ví công ty cũ như nhà mẹ đẻ và công ty mới như nhà chồng, để nhắc rằng thỉnh thoảng vẫn có thể trở lại thăm hỏi đồng nghiệp trước đây.

Theo SecretChina, “5 quy tắc ứng xử trong văn phòng người đi làm nên biết”, ngày 10/6/2021. Bản dịch đầy đủ nội dung chính.