Nhật Bản là đất nước có nền kinh tế thị trường phát triển, xét trên giá trị của tổng sản phẩm quốc nội danh nghĩa thì nền kinh tế Nhật đứng vào hàng thứ 2 trên thế giới, chỉ sau nước Mỹ. Thị trường Nhật Bản thực sự là một thị trường tiềm năng cho các lĩnh vực kinh doanh. 

Chính vì vậy việc hiểu biết phong tục, thói quen kinh doanh của người Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp Việt Nam thành công trong việc hợp tác kinh doanh với các đối tác người Nhật.

Xã hội Nhật Bản đề cao tư tưởng theo đạo Khổng Tử kết hợp với việc tôn vinh tầng lớp võ sĩ đạo, vì vậy con người Nhật Bản có tinh thần Lễ – Tín – Nghĩa – Trí – Nhân rất rõ nét, tạo nên một sự tôn ti trật tự trong xã hội Nhật Bản, điều này cũng thể hiện một cách rõ ràng trong văn hóa kinh doanh của các doanh nghiệp Nhật. Do vậy, nếu bạn mong muốn mở rộng thị trường sang Nhật, bạn cần nắm rõ một số đặc điểm cơ bản sau:

1. Người Nhật coi trọng chữ tín

Doanh nhân Nhật Bản rất coi trọng chữ tín, vì vậy bạn nên thận trọng khi hứa hẹn điều gì đó với người Nhật. Nếu bạn hứa làm một việc gì đó, cho dù việc đó là việc nhỏ, thì bạn cần nghiêm túc thực hiện lời hứa này đối với họ. Trường hợp bạn không thể thực hiện được, cần xin lỗi và giải thích nguyên nhân vì sao bạn không thực hiện được lời hứa này và lý do đưa ra cần phải hết sức hợp lý. Không nên nghĩ là việc nhỏ thì bạn có thể bỏ qua mà không cần nói lại gì với đối tác người Nhật.

Trong các truyện cổ tích Nhật Bản, nếu ai đó đã hứa mà không giữ lời hứa, không thực hiện trách nhiệm của mình thì không được nhận những điều tốt đẹp. Người Nhật đều cố gắng hết sức để thực hiện lời hứa của họ và họ chỉ hứa khi họ biết có thể làm được. Điều này thể hiện rõ nét trong công việc giao dịch kinh doanh.

Một câu chuyện điển hình về giữ chữ tín trong kinh doanh của doanh nghiệp Nhật mà có thể bạn đã từng nghe đến, đó là câu chuyện về công ty Fujita, chuyên về sản xuất dao, dĩa. Công ty này đã ký một hợp đồng giao 3 triệu chiếc dao dĩa cho một công ty thực phẩm ở Chicago (Mỹ). Tuy nhiên, do sự cố về máy móc thiết bị nên lô hàng này của công ty đó đã được làm xong và đóng lô chỉ ngay trước thời hạn bàn giao hàng như đã ký kết có đúng 1 ngày. Nếu thực hiện theo hợp đồng đã ký là hàng sẽ được chuyển đến Mỹ qua hệ thống tàu biển với thời gian di chuyển lên tới gần 1 tháng, điều này có nghĩa là hàng sẽ đến Mỹ muộn mất gần 1 tháng so với thời giạn đã ký trên hợp đồng.

Chính vì vậy, hãng Fujita đã quyết định thuê trọn gói một chiếc máy bay Boeing để chở toàn bộ lô hàng đến Chicago theo đúng hạn đã ký. Dù số tiền bỏ ra để thuê máy bay vận chuyển cao gấp nhiều lần so với giá cước thuê tàu dẫn đến việc hợp đồng này bị thua lỗ nhưng công ty Fujita đã sẵn sàng chịu lỗ để giữ chữ tín. Điều này khiến công ty thực phẩm của Mỹ vô cùng khâm phục tinh thần trọng chữ tín của Fujita và sau đó công ty Mỹ đã trở thành khách hàng trung thành của công ty Fujita trong suốt thời gian dài sau đó với đơn đặt hàng ngày càng tăng.

2. Người Nhật coi trọng giờ hẹn

Khi bạn có cuộc hẹn với đối tác người Nhật, nhất thiết bạn phải đi đúng giờ hay sớm hơn một chút. Ở Nhật, việc đến trước giờ hẹn 5 phút được coi là văn hóa tối thiểu. Bạn cần chủ động chọn các phương tiện giao thông đi lại cho hợp lý, tránh để muộn giờ hẹn vì lý do tắc đường. Lý do là vì người Nhật rất đúng hẹn, họ rất nghiêm khắc với bản thân họ về việc tuân thủ giờ giấc, họ quan niệm rằng việc đúng giờ nói lên độ tin cậy của bản thân người đó và cũng thể hiện tinh thần tôn trọng người khác. Người Nhật tôn trọng giờ hẹn mọi nơi mọi lúc, cho dù đó là buổi hẹn làm việc hay hẹn đi ăn tiệc.

Nếu bạn đến nước Nhật, bạn sẽ thấy việc đúng hẹn này thể hiện ngay ở trên lịch của các phương tiện giao thông công cộng, lịch đến và đi đều chính xác đến từng phút. Nếu bạn bị đến muộn dù chỉ 1 phút, bạn có thể phải mua vé cho chuyến xe sau.

3. Người Nhật coi trọng danh thiếp

Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch kinh doanh là điều tối kỵ khi giao dịch với người Nhật. Hơn thế nữa, việc trao danh thiếp với người Nhật không đơn giản như ở Việt Nam. Người Nhật không tùy tiện trao đổi danh thiếp, họ coi trọng tấm danh thiếp. Trong các tình huống giao dịch kinh doanh ở Nhật, một người có địa vị thấp không nên trao đổi danh thiếp với người có địa vị cao hơn nếu không được sự giới thiệu của cấp trên của họ, điều này có nguồn gốc từ văn hóa “theo đẳng cấp” của người Nhật.

Vì vậy, nếu bạn có định xin gặp đàm phán kinh doanh với một công ty Nhật thì hãy dựa vào chức vụ của mình để hẹn với người tương ứng và khi đi gặp đối tác thì công ty bạn cần bố trí người với các cấp tương ứng như công ty bên Nhật. Khi trao danh thiếp cũng để cho sếp của bạn trao trước và sếp bạn sẽ giới thiệu bạn, đến lúc đó bạn hãy trao danh thiếp cho đối tác người Nhật.

Bạn nên để ý đến tư thế của người Nhật khi trao danh thiếp, nếu người Nhật khom lưng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì chức vụ của người trao danh thiếp sẽ thấp. Ngược lại, nếu người khom lưng ít, vẻ mặt tự tin hơn thì chức vụ sẽ cao hơn.

4. Người Nhật coi trọng chất lượng hàng hóa

Người Nhật rất chú ý đến chất lượng hàng hóa, họ đòi hỏi rất khắt khe về chất lượng hàng hóa từ mẫu mã, hình thức của sản phẩm đến chất lượng sản phẩm khi sử dụng và các dịch vụ sau bán hàng. Nếu công ty bạn định xuất khẩu mặt hàng nào đó sang Nhật, bạn cần đặt khâu kiểm tra chất lượng hàng lên hàng đầu, kể cả việc đóng gói bảo quản sao cho sản phẩm không có những viết xước nhỏ nào để lại do quá trình vận chuyển, vì việc này có thể gây ảnh hưởng lớn đến quá trình tiêu thụ cả lô hàng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty bạn.

Thời gian gần đây, người Nhật rất quan tâm đến vấn đề môi trường sinh thái, các công ty, cửa hàng của Nhật đang liên tục cải tiến cách đóng gói sản phẩm để làm sao vừa đẹp, vừa đơn giản và bao bì có thể tận dụng lại được. Vậy nên bạn cần lưu ý cả đến vấn đề an toàn cho môi trường nữa.

5. Người Nhật coi trọng gặp mặt trước khi thực hiện hợp tác

Người Nhật rất coi trọng các giao tiếp cá nhân trong mọi giao dịch, thông thường đại diện của công ty Nhật sẽ gặp bạn vài lần để trao đổi về công việc. Trong buổi gặp mặt đó họ rất coi trọng các yếu tố thể hiện sự quan tâm chăm sóc khách hàng. Nếu bạn mời họ, bạn có thể xin phép đón họ tại cơ quan hay trong bữa ăn bạn nên chủ động mời đối tác Nhật và không để họ phải tự rót đồ uống trong suốt thời gian bữa tiệc.

Nếu bạn giao tiếp thành công trong những lần gặp ban đầu, bạn hoàn toàn có thể có được đơn đặt hàng từ công ty Nhật. Thông thường ban đầu các đơn đặt hàng có giá trị nhỏ thôi, nếu bạn giữ chữ tín và thực hiện các đơn hàng giá trị nhỏ đó một cách tốt đẹp, bạn sẽ có được đơn hàng lớn. Một khi bạn lấy được sự tin cậy của đối tác Nhật, đối tác đó sẽ trở thành khách hàng trung thành của công ty bạn.

Trên đây là một số lưu ý khi thực hiện các giao dịch với doanh nhân người Nhật, chúc bạn thành công.

Nhật Hạ 

Xem thêm: